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noviembre 20, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 9 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.



Esta es la última Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Técnica Pomodoro
FUNDAMENTO:
La técnica de Pomodoro se basa en la idea de que podemos ser los más productivos si nos concentramos intensamente en una cosa durante un breve período de tiempo antes de tomar un descanso.

VISIÓN GENERAL:
Esta técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo, y recibe su nombre del temporizador de cocina con forma de tomate (Pomodoro) que Francesco utilizó para seguir el progreso de su trabajo.
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, manejo del estrés, evitar distracciones, realizar una sola tarea, establecer prioridades, decir "No"

PROCESO:
         1. Hacer una lista de tareas pequeñas que se deben lograr o dividir una tarea grande en más pequeñas

2. Establecer un temporizador para 25 minutos y prestar toda su atención a la tarea en cuestión.


3. Cuando suene el temporizador, tomar un descanso de 5 minutos


4. Configurar el temporizador para 25 minutos y abordar la siguiente tarea


5. Después de completar cuatro sesiones de 25 minutos, tomar un descanso de 30 minutos


6. Repetir el proceso hasta que termine con la tarea o proyecto

VENTAJAS:
Mejores estimaciones de tiempo

Tiempo de trabajo fijo: es más probable mantenerse concentrado

Los descansos regulares ayudan a eliminar el agotamiento y a mejorar el rendimiento.

Los pomodoros son una forma fácil de rastrear la rentabilidad y la productividad.

DESVENTAJAS:
Debe dejar de trabajar una vez que se agoten los 25 minutos: si lo está haciendo particularmente bien, esto es contraproducente

Hay quién encuentra que la amenaza constante de un temporizador puede ser una distracción y las interrupciones perpetuas pueden ser perjudiciales

Nota: Ya habiamos mencionado esta técnica en esta entrada

NOMBRE:
Horario Ideal Biológico (biological prime time)
FUNDAMENTO:
El horario ideal biológico es la hora del día en que se tienen los niveles de energía más altos, por lo que es más probable ser productivo en el trabajo.

El término "Biological Prime Time" fue introducido por primera vez por Sam Carpenter en su libro Work the System

VISIÓN GENERAL:
Una vez que se determina el horario ideal biológico, se podrá asignar las tareas más importantes y prioritarias a este momento.

Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, evitar distracciones, objetivos SMART

Resuelve problemas de programación ineficaz

PROCESO:
Se recomienda experimentar con el trabajo durante varios días (al menos 20 días).

Hacer un seguimiento de los niveles de concentración, energía, motivación y capacidad de atención durante estos días

Es mejor realizar un seguimiento de estas variables dentro de un período de tiempo fijo, por ejemplo, de 9 a.m. a 5 p.m. todos los días

Registrar los resultados cada hora y cada día

Después de 20 días, analizar los resultados: seguramente determinada hora del día se destacará como la hora en que se pudo realizar la mayor parte del trabajo

Una vez identificadas las horas más productivas del día durante estos 20 días, se debe comenzar a asignar las tareas prioritarias futuras a este momento

Asignar las tareas menos importantes a los períodos de tiempo que ha notado que la concentración, niveles de energía y capacidad de atención son bajos

VENTAJAS:
Identificar cuándo se es más productivo y asignar todas las tareas cruciales a este período de tiempo.

Identificar cuándo se es menos productivo y asignar actividades menos importantes, pero aún vitales, como administrar correos electrónicos y hacer llamadas telefónicas

DESVENTAJAS:
Se debe ajustar y cambiar la rutina a menudo, y realizar un seguimiento durante más tiempo si se desea identificar correctamente el horario de máxima audiencia biológica

Si está subordinado a alguien y tiene que cumplir con los plazos, conocer su tiempo biológico principal no será útil: tendrá que trabajar de acuerdo con las solicitudes y plazos de sus jefes

NOTA: Esta es otra de las técnicas que yo uso


NOMBRE:
Flow Time
FUNDAMENTO:
La técnica de Flow Time es similar a la técnica de Pomodoro, ya que fomenta el enfoque en un proyecto o tarea específica durante un corto período de tiempo. Sin embargo, a diferencia de la técnica Pomodoro, alienta a continuar si se encuentra en “flujo” (en “la zona”).

VISIÓN GENERAL:
Flowtime intenta proporcionar los mismos beneficios que Pomodoro (es decir, el seguimiento del tiempo, la eliminación de tareas y los descansos regulares) sin el estrés o la interrupción que lo acompañan.

En lugar de alternar estrictamente entre, 20 minutos de trabajo y 10   minutos de descanso, la técnica Flowtime permite trabajar todo el tiempo que se quiera. En la mañana, es posible que realizar 90 minutos de trabajo antes del primer descanso, mientras que en la tarde puede necesitar cambiar entre 10 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso.

Esta técnica proviene de la técnica de Pomodoro, pero es menos rígida en términos de tiempo para sesiones de trabajo y descansos. También es similar a la técnica de Timeboxing, solo se le recomienda considerar si continuará trabajando una vez que haya expirado el tiempo, no forzado a detenerse.

Se puede crear un registro de Tiempo de trabajo (en minutos) a medida que se avanza, o cuando termina una tarea, o incluso al final del día. Estos son datos importantes que se pueden usar para planificar el día, observar los tiempos más productivos y cualquier correlación entre los períodos de descanso y el tiempo de trabajo sostenido.

Flowtime fue desarrollado por Dionatan Moura, ingeniero de software,  en 2015.

Mejora las habilidades de administración del tiempo : manejo del estrés, tareas individuales

PROCESO:


  1. Establecer un temporizador para un período entre 10 y 90 minutos. Quién ya se encuentre concentrado, puede configurarlo durante 45-60 minutos. Si ya se siente distraído, puede configurarlo durante 10-30 minutos.
  2. Cuando suene el temporizador, evaluar el grado de concentración en la tarea y la capacidad de continuar concentrándose
  3. Si no hay concentración, tómar un descanso de 10-30 minutos. Cuando el temporizador se apaga, configurar otro temporizador e intente nuevamente enfocarse en la tarea en cuestión
  4. Si puede continuar enfocando, configurar el temporizador para un período de tiempo adicional que considere que puede permanecer enfocado hasta un periodo de 90 minutos
  5. Después de 90 minutos, tome un descanso, luego repita

VENTAJAS:
Obtiene los beneficios de las sesiones de trabajo de Pomodoro con la libertad para decidir cuánto durarán las sesiones de trabajo y los descansos.

DESVENTAJAS:
El tiempo prescrito para la duración de las sesiones de trabajo puede llevar  a olvidar los descansos y al riesgo de agotamiento

El análisis de las tareas es totalmente individual; hay que ser cuidadoso al analizarlas

Falta general de reglas

NOTA: Esta es otra de las técnicas que yo uso

Conclusiones:
Obviamente, para poder administrar el tiempo es necesario entender claramente que es todo lo que debemos hacer. Tener claros los objetivos.

Todos los métodos asumen que tenemos un objetivo claro, por lo que somos capaces de determinar las tareas a completar.

De esa lista deberemos priorizar para decidir que tarea ejecutar. Y trabajar en solo una tarea a la vez.

Me considero una persona muy visual, por lo que, como he comentado, uso kanban porque me gusta poder ver todo mi trabajo de una vez, tener claro lo que estoy trabajando y qué queda pendiente.

Además conozco mi Prime Time Biológico, con un par de picos de productividad en la segunda parte de la mañana y la segunda parte de la tarde. Con este conocimiento, procuro hacer mi tarea más importante por la mañana y aprovechar al máximo también el pico de la tarde.

Empecé a usar pomodoro pero me siento más cómodo trabajando en forma continua hasta que el mismo organismo o el ambiente me pide interrumpir, así que uso mi versión de flowtime. Finalmente acostumbro llevar un “semanario de productividad”.

Supongo que es claro decir que cada quién debe elegir el propio método (o la combinación de ellos), adaptarlo y hacer lo requerido para que le funcione.

Creo que es mejor tener un método (propio) que no tener nada y ahogarse en tareas y emergencias.



Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:




Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

octubre 23, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 8 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.




Esta es la Octava Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Timeboxing – Bloqueo de Tiempo
FUNDAMENTO:
Asigna períodos de tiempo (timeboxes) a actividades;  luego se trabaja en ellas dentro de este período de tiempo hasta que se agota. Timeboxing a menudo incluye plazos fijos, por lo que se utiliza en la administración de proyectos.

Esta técnica de administración del tiempo se hizo popular por Elon Musk.

VISIÓN GENERAL:
Timeboxing funciona como un enfoque más general de la técnica Pomodoro: en lugar de sesiones de 25 minutos (timeboxes), el período de tiempo dentro de un timebox no es tan fijo.

James Martin fue el primero en explicar la técnica con más detalle, en uno de los capítulos de su libro Rapid Application Development .

Mejora las habilidades de administración del tiempo: planificación efectiva, evitar distracciones, tareas únicas, establecer prioridades, metas SMART

Resuelve problemas de Plazos vencidos, programación ineficaz, multitarea, saltos de descanso

PROCESO:
Hay 4 etapas para el bloqueo de tiempo:


  1. Etapa de planificación:
    1. Identificar Objetivos. Definir tareas y actividades. Establecer prioridades
  2. Etapa de bloqueo:
    1. Asignar cada tarea con un bloque de tiempo específico: minutos u horas, días específicos, horas de inicio y finalización anotadas en el calendario
    2. El bloque de tiempo puede ser más corto, por ejemplo, 10 minutos, o más largo, por ejemplo, 90 minutos. Esto depende del nivel de prioridad de la tarea.
    3. Se sugiere bloquear más tiempo para tareas prioritarias; además, asignar estas tareas a la hora del día en que se sea más productivo. Igualmente, bloquear su tiempo del día menos productivo para tareas menos importantes-
    4. Anotar todo en un calendario: día, hora de inicio y hora de finalización
  3. Etapa de actuación:
    1. Comenzar a trabajar en la primera tarea diaria (generalmente la tarea prioritaria)
    2. Trabajar en el horario establecido
    3. Tomar descansos entre bloques de tiempo y programar estos descansos
    4. Mantener una visión flexible del horario de bloqueo de tiempo: si se recibe una tarea urgente, bloquear la cantidad de tiempo adecuada para ella y comienzar a trabajar en ella lo antes posible
  4. Etapa de revisión:
    1. Si ve que una tarea tarda más o menos de lo estimado, revizar el cronograma para otras tareas que ha planeado para ese día

VENTAJAS:
Una forma integral de realizar un seguimiento de la jornada laboral

Proporciona la percepción de un mejor control de la carga de trabajo

Ideal para una gran cantidad de tareas pequeñas: será más fácil hacer un seguimiento de ellas y abordarlas, una vez que distribuidas en los timeboxes

Los plazos son un componente importante, por lo que se busca lograr todo lo que pueda hasta que caduque el timebox.

Los perfeccionistas naturales tendrán menos tiempo para modificar   cada detalle, ya que tendrán que pasar a la siguiente tarea en el cronograma.

Timeboxing no permite la multitarea, por lo que podrá concentrarse en una tarea a la vez

DESVENTAJAS:
Las interrupciones inesperadas pueden interrumpir su horario

Consume mucho tiempo para planificar bloques de tiempo en el calendario para todas las actividades, todos los días

Se debe dejar de trabajar en una tarea cuando expira  el tiempo, lo cual es contraproducente cuando se encuentra inmerso en una tarea

Puede ser difícil cumplir con un horario estricto determinado por las   cajas de tiempo, cuando considera interrupciones inevitables, como llamadas telefónicas.

Sus cálculos de timeboxing pueden ser incorrectos. Timeboxes demasiado cortos implican que deba detenerse el trabajo incluso antes de estar inmerso en una tarea. Timeboxes demasiado largos llevarán a perder el foco o comenzar a postergar el tiempo hasta el final del timebox.



NOMBRE:
Regla de los 10 minutos (variante de timeboxing)
FUNDAMENTO:
Hay dos vertientes de este método.

La primera vertiente se sugiere para cuando se está postergando una tarea: solo se necesita dedicar 10 minutos de esfuerzo a la tarea, luego de eso detenerse si se desea.

Esta regla funciona porque 10 minutos generalmente es suficiente tiempo para "entrar en la zona". Si se pueden dedicar los 10 minutos iniciales, es probable que se pueda seguir adelante.

La otra vertiente es para cuando se tienen demasiadas tareas: cada tarea en la lista no debe tomar más de 10 minutos en completarse. Si una tarea no cumple con esta regla, hay que dividirla en tareas más pequeñas que se ajusten a la regla.





Esta regla funciona porque ayuda a establecer la mentalidad correcta para fijar objetivos. Si sabe que una tarea no tomará más de 10 minutos, se hace más fácil reunir la energía para sentarse y abordarla. Psicológicamente, es mucho más fácil abordar seis tareas de 10 minutos que una tarea de 60 minutos.

VISIÓN GENERAL:
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, manejo del estrés, tareas únicas, establecimiento de prioridades

Resuelve problemas de multitarea, saltos de descanso

PROCESO:


  1. Seleccionar una tarea
  2. Comenzar a trabajar en ella inmediatamente
  3. Después de que hayan pasado diez minutos, reflexionar sobre su enfoque y paciencia: ¿desea dejar de trabajar en la tarea o desea continuar durante 10 minutos más?
  4. Trabajar por períodos de 10 minutos hasta que quieras dejar de trabajar en ella por el día


VENTAJAS:
Analizar las tareas en pequeños fragmentos de tiempo ayudará a ganar un sentido de impulso porque solo se va a a trabajar en ellas 10 minutos a la vez

Teniendo en cuenta que 10 minutos es una pequeña cantidad de tiempo, es probable que se continúe trabajando durante más series de 10 minutos después del principio.

Comenzar a trabajar inmediatamente después de haber seleccionado la tarea significa que no se tendrá tiempo para pensamientos negativos y predicciones

Menos posibilidades de procrastinación: crea la costumbre de sumergirse directamente en el trabajo

Desde un punto de vista psicológico, es más fácil abordar una tarea de 90 minutos como fragmentos de 9x10 minutos

DESVENTAJAS:
Parar cada 10 minutos para considerar si estás preparado para otros 10 minutos de trabajo puede distraerte, especialmente si se ha alcanzado “la zona”



Fin de la Octava Parte


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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

octubre 16, 2020

¿En qué consiste la técnica Pomodoro?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.


Egg timer in tomato shape for Pomodoro Technique
Desde el correo de Arthur Worsley voy a desarrollar ahora el tema de la técnica pomodoro, que ya se ha mencionado aquí, pero no se ha explicado a detalle.


La Técnica Pomodoro es una herramienta de gestión del tiempo probada que combina varias técnicas de productividad en un proceso simple y práctico.

No importa cuál sea el esfuerzo a realizar, está técnica ayuda a comenzar, mantener el enfoque y hacer más de aquellas tareas realmente importantes. Y ayuda a descomponer metas grandes en fracciones manejables.

Así que Arthur propone esta guía de 5 minutos para poner en práctica la Técnica Pomodoro.

¿Cómo se usa la técnica Pomodoro?
Un Pomodoro es una sola unidad de tiempo sin interrupciones que se concentra en un trabajo específico.

Para empezar:

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