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octubre 23, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 8 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.




Esta es la Octava Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Timeboxing – Bloqueo de Tiempo
FUNDAMENTO:
Asigna períodos de tiempo (timeboxes) a actividades;  luego se trabaja en ellas dentro de este período de tiempo hasta que se agota. Timeboxing a menudo incluye plazos fijos, por lo que se utiliza en la administración de proyectos.

Esta técnica de administración del tiempo se hizo popular por Elon Musk.

VISIÓN GENERAL:
Timeboxing funciona como un enfoque más general de la técnica Pomodoro: en lugar de sesiones de 25 minutos (timeboxes), el período de tiempo dentro de un timebox no es tan fijo.

James Martin fue el primero en explicar la técnica con más detalle, en uno de los capítulos de su libro Rapid Application Development .

Mejora las habilidades de administración del tiempo: planificación efectiva, evitar distracciones, tareas únicas, establecer prioridades, metas SMART

Resuelve problemas de Plazos vencidos, programación ineficaz, multitarea, saltos de descanso

PROCESO:
Hay 4 etapas para el bloqueo de tiempo:


  1. Etapa de planificación:
    1. Identificar Objetivos. Definir tareas y actividades. Establecer prioridades
  2. Etapa de bloqueo:
    1. Asignar cada tarea con un bloque de tiempo específico: minutos u horas, días específicos, horas de inicio y finalización anotadas en el calendario
    2. El bloque de tiempo puede ser más corto, por ejemplo, 10 minutos, o más largo, por ejemplo, 90 minutos. Esto depende del nivel de prioridad de la tarea.
    3. Se sugiere bloquear más tiempo para tareas prioritarias; además, asignar estas tareas a la hora del día en que se sea más productivo. Igualmente, bloquear su tiempo del día menos productivo para tareas menos importantes-
    4. Anotar todo en un calendario: día, hora de inicio y hora de finalización
  3. Etapa de actuación:
    1. Comenzar a trabajar en la primera tarea diaria (generalmente la tarea prioritaria)
    2. Trabajar en el horario establecido
    3. Tomar descansos entre bloques de tiempo y programar estos descansos
    4. Mantener una visión flexible del horario de bloqueo de tiempo: si se recibe una tarea urgente, bloquear la cantidad de tiempo adecuada para ella y comienzar a trabajar en ella lo antes posible
  4. Etapa de revisión:
    1. Si ve que una tarea tarda más o menos de lo estimado, revizar el cronograma para otras tareas que ha planeado para ese día

VENTAJAS:
Una forma integral de realizar un seguimiento de la jornada laboral

Proporciona la percepción de un mejor control de la carga de trabajo

Ideal para una gran cantidad de tareas pequeñas: será más fácil hacer un seguimiento de ellas y abordarlas, una vez que distribuidas en los timeboxes

Los plazos son un componente importante, por lo que se busca lograr todo lo que pueda hasta que caduque el timebox.

Los perfeccionistas naturales tendrán menos tiempo para modificar   cada detalle, ya que tendrán que pasar a la siguiente tarea en el cronograma.

Timeboxing no permite la multitarea, por lo que podrá concentrarse en una tarea a la vez

DESVENTAJAS:
Las interrupciones inesperadas pueden interrumpir su horario

Consume mucho tiempo para planificar bloques de tiempo en el calendario para todas las actividades, todos los días

Se debe dejar de trabajar en una tarea cuando expira  el tiempo, lo cual es contraproducente cuando se encuentra inmerso en una tarea

Puede ser difícil cumplir con un horario estricto determinado por las   cajas de tiempo, cuando considera interrupciones inevitables, como llamadas telefónicas.

Sus cálculos de timeboxing pueden ser incorrectos. Timeboxes demasiado cortos implican que deba detenerse el trabajo incluso antes de estar inmerso en una tarea. Timeboxes demasiado largos llevarán a perder el foco o comenzar a postergar el tiempo hasta el final del timebox.



NOMBRE:
Regla de los 10 minutos (variante de timeboxing)
FUNDAMENTO:
Hay dos vertientes de este método.

La primera vertiente se sugiere para cuando se está postergando una tarea: solo se necesita dedicar 10 minutos de esfuerzo a la tarea, luego de eso detenerse si se desea.

Esta regla funciona porque 10 minutos generalmente es suficiente tiempo para "entrar en la zona". Si se pueden dedicar los 10 minutos iniciales, es probable que se pueda seguir adelante.

La otra vertiente es para cuando se tienen demasiadas tareas: cada tarea en la lista no debe tomar más de 10 minutos en completarse. Si una tarea no cumple con esta regla, hay que dividirla en tareas más pequeñas que se ajusten a la regla.





Esta regla funciona porque ayuda a establecer la mentalidad correcta para fijar objetivos. Si sabe que una tarea no tomará más de 10 minutos, se hace más fácil reunir la energía para sentarse y abordarla. Psicológicamente, es mucho más fácil abordar seis tareas de 10 minutos que una tarea de 60 minutos.

VISIÓN GENERAL:
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, manejo del estrés, tareas únicas, establecimiento de prioridades

Resuelve problemas de multitarea, saltos de descanso

PROCESO:


  1. Seleccionar una tarea
  2. Comenzar a trabajar en ella inmediatamente
  3. Después de que hayan pasado diez minutos, reflexionar sobre su enfoque y paciencia: ¿desea dejar de trabajar en la tarea o desea continuar durante 10 minutos más?
  4. Trabajar por períodos de 10 minutos hasta que quieras dejar de trabajar en ella por el día


VENTAJAS:
Analizar las tareas en pequeños fragmentos de tiempo ayudará a ganar un sentido de impulso porque solo se va a a trabajar en ellas 10 minutos a la vez

Teniendo en cuenta que 10 minutos es una pequeña cantidad de tiempo, es probable que se continúe trabajando durante más series de 10 minutos después del principio.

Comenzar a trabajar inmediatamente después de haber seleccionado la tarea significa que no se tendrá tiempo para pensamientos negativos y predicciones

Menos posibilidades de procrastinación: crea la costumbre de sumergirse directamente en el trabajo

Desde un punto de vista psicológico, es más fácil abordar una tarea de 90 minutos como fragmentos de 9x10 minutos

DESVENTAJAS:
Parar cada 10 minutos para considerar si estás preparado para otros 10 minutos de trabajo puede distraerte, especialmente si se ha alcanzado “la zona”



Fin de la Octava Parte


Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:




Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

octubre 16, 2020

¿En qué consiste la técnica Pomodoro?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.


Egg timer in tomato shape for Pomodoro Technique
Desde el correo de Arthur Worsley voy a desarrollar ahora el tema de la técnica pomodoro, que ya se ha mencionado aquí, pero no se ha explicado a detalle.


La Técnica Pomodoro es una herramienta de gestión del tiempo probada que combina varias técnicas de productividad en un proceso simple y práctico.

No importa cuál sea el esfuerzo a realizar, está técnica ayuda a comenzar, mantener el enfoque y hacer más de aquellas tareas realmente importantes. Y ayuda a descomponer metas grandes en fracciones manejables.

Así que Arthur propone esta guía de 5 minutos para poner en práctica la Técnica Pomodoro.

¿Cómo se usa la técnica Pomodoro?
Un Pomodoro es una sola unidad de tiempo sin interrupciones que se concentra en un trabajo específico.

Para empezar:

septiembre 25, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 7 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.




Esta es la Séptima Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Método Kanban
FUNDAMENTO:
Una técnica visual de administración del tiempo que lo ayuda a seguir el progreso de sus proyectos: puede realizar un seguimiento de cómo se mueven las tareas a través de columnas con etiquetas diferentes.

Esta técnica fue desarrollada en la década de 1940 en Japón por Taiichi Ohno, para Toyota Automotive, para ayudar a aumentar su productividad y efectividad en la fabricación.


La técnica Kanban se desarrolló hace mucho tiempo en la industria automotriz y mejoró considerablemente todos los procesos. La técnica se basa en la idea de que los seres humanos son altamente visuales y al ver el flujo de trabajo en una imagen simple pero poderosa, podemos mantener el trabajo fluyendo sin problemas.

VISIÓN GENERAL:
El método Kanban se basa en cuatro principios:

Visualizar el trabajo: al ver proyectos y tareas agrupados, también se pueden ver los obstáculos y problemas.

Limitar el trabajo en proceso: la visualización ayuda a identificar el grado de avance se encuentran las tareas. Esto permite concentrarse en las tareas más cercanas a la finalización, manteniendo menos tareas sin hacer.

Concentrarse en el flujo: observar las tareas pasar de una fase a otra puede ayudar a identificar dónde están ocurriendo cuellos de botella y ayudar a aumentar el flujo

Mejora continua: al identificar áreas de debilidades, se puede mejorar el proceso


Resuelve problemas de multitarea, plazos vencidos, programación ineficaz

Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, objetivos SMART, delegación de tareas adecuada, tarea única

PROCESO:


  1. Determinar el número de etapas del proyecto o tarea y crear las columnas. Por ejemplo: cuatro columnas, y mover tareas dentro de un proyecto a través de estas etapas:
    • Retraso: hacer una lluvia de ideas y colocar todas las tareas aquí.
    • Por hacer: estas son las tareas en las que trabajará
    • En progreso: tareas en las que está trabajando actualmente
    • Hecho: tareas que has terminado
  2. Luego decidir qué tareas se deben mover a la columna Para hacer y qué tareas pueden esperar su turno.

VENTAJAS:
No hay una plantilla única para todos los proyectos, lo que significa   que se pueden personalizar los principios para satisfacer necesidades propias.

Representación visual clara de toda el estatus: representación directa del progreso del proyecto

Es posible dividir el proyecto en tareas pequeñas y manejables, y realizar el seguimiento del progreso en todos los ámbitos

DESVENTAJAS:
Al no haber una plantilla única para todos los casos, crear un tablero Kanban específico puede llevar mucho tiempo, ya que se debe decidir cuántas columnas incluir y cómo nombrarlas.

Kanban no identifica importancia y urgencia

Puede ser difícil predecir cuándo se terminarán las tareas (y el proyecto) porque la única medida de progreso es moverse a través de las columnas; no hay un componente de tiempo

NOTA: Esta es una de las técnicas que yo uso.

NOMBRE:
Método de semáforo
FUNDAMENTO:
El método del semáforo es esencialmente una versión más simple de la técnica Kanban.

VISIÓN GENERAL:
Con la técnica del semáforo, crea tres listas: rojo, amarillo y verde. Empiezas centrándote en la lista roja. Cuando se completa la lista roja, pasa a la lista amarilla. Si completa la lista amarilla, puede pasar al verde. Cada día, cualquier tarea incompleta sube en la lista, por lo que las tareas amarillas serían rojas al día siguiente y las tareas verdes serían amarillas.

PROCESO:
Todo lo que se necesita son tres listas:


  •      Lista roja para tareas que requieren atención inmediata.
  •      Lista amarilla para las tareas que debe completar en dos días.
  •      Lista verde para todas las demás tareas menos urgentes.
Solo hay que concentrarse en la lista roja. Cuando la lista roja esté vacía, pasar a la lista amarilla. Cuando se termine, pasar a la verde. Al comienzo de cada día, cambiar las tareas de verde a amarillo o de amarillo a rojo según sea necesario.

VENTAJAS:
Más simple que otros métodos

DESVENTAJAS:
Las mismas de Kanban


Fin de la Séptima Parte

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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

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